エクセル住所録はただの名簿ではない 簡単素早く作ってみよう

Excelで住所録を作る

Excelの住所録はただの名簿ではない。

エクセル機能をふんだんに使った住所録は、大容量のデータを、見やすく・管理しやすく・入力もしやすくなっています。住所録を作っておくと、年賀状・暑中見舞いなどのはがきの宛名、メンバーズカード、名刺、名札、会員証などなどに応用することができます。
 また、「筆まめ」などのはがきソフトと住所録を連携することができます。
それでは、Excelで住所録を作っていきます、

   今回は、
1.エクセル住所録はただの名簿ではない のに簡単で素早く作れる
2.Excel表をテーブル化する方法と6つのメリットとは
3.テーブル化した住所録を活用する 
   の、3つに分けて書かせていただきます。

住所録を元に作られた会員証


 効率よくデータを入力する。

まず、最初に、住所録に必要な項目を“効率”よく、入力をします。
『練習用住所録』は、いちばん上の『使用データ』タブにあります。

項目の入力

Excelは、”計算をするためのもの”ですから、言語バーは常に「A(半角)」になっています。
今は、日本語入力をしますから、言語バーを「あ」に変更しておきます。

1行目に「№」「氏名」「フリガナ」「〒」「住所」「住所2」と、項目を入力します。
※セルを右移動したいとき、『 Tab キー』を押します。右へ移動できます

ちなみに、『住所2』は、マンション名、ビル名など、建物名を書きます。



入力規則を使って入力モードをコントロールする

Wordは日本語を入力するためのものですから、いつも言語バーは、「あ(全角)」になっています。  が、 

Excelは、計算をするためのものですから、常に「A(半角)」になっています。 この、言語バーの切り替えに注意して入力しなければなりません。
半角全角が入り混じっていると、見た目も悪くなりますね。

例えば、郵便番号が半角文字と全角文字が混在していたら、見た目が悪いだけでなく、

正しく印刷できなくなることもあります。

その都度、言語バーの切り替えをしなくて済むように、強制的に設定してしまおうというわけです。


入力規則の設定

半角・全角文字を統一するために、便利な機能「入力規則」を設定します。

  ※「№」「フリガナ」「〒」が、“A半角”モードです。
  ※「氏名」「住所」「住所2」が、“あ全角”モードです。

列を「A半角」に設定する


②「データ」タブの「データの入力規則」をクリック。




列を「あ全角」に設定する



②「データ」タブの「データの入力規則」をクリック。



確認してみましょう





データーを入力する

連続データと氏名を入力する






文字を打たずに自動でフリガナ

文字を打たずに自動でフリガナ”って、 ?  なんでしょう?
それは、『 PHONETIC(関数)ホネティックかんすう』を使うということです。

文字を打たずに自動でフリガナ

フリガナがつけられました。

郵便番号機能を活用する。

郵便番号を入力する
郵便番号を入力すると、住所に変換できます。



一瞬で列幅

サイズの違うすべての列幅を、文字がちょうど収まるよう、一瞬で調整してしまいます。

列幅を範囲選択する

きれいに収まりました。(^^♪

住所録のデータ入力は以上です。 
これだけでも十分役に立つのですが、
表を『テーブル化』して、さらに体裁よくもっと便利に、手直ししていきます。
表のテーブル化をすることによって、最大限に住所録を活用することができるのです。


お疲れ様でした。

Excel表をテーブル化する方法と6つのメリットとは 
テーブル化した住所録を活用する 






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