Excelで住所録を作る
Excelの住所録はただの名簿ではない。
エクセル機能をふんだんに使った住所録は、大容量のデータを、見やすく・管理しやすく・入力もしやすくなっています。住所録を作っておくと、年賀状・暑中見舞いなどのはがきの宛名、メンバーズカード、名刺、名札、会員証などなどに応用することができます。
また、「筆まめ」などのはがきソフトと住所録を連携することができます。
それでは、Excelで住所録を作っていきます、
今回は、
１．エクセル住所録はただの名簿ではない のに簡単で素早く作れる
２．Excel表をテーブル化する方法と６つのメリットとは
３．テーブル化した住所録を活用する
の、3つに分けて書かせていただきます。
効率よくデータを入力する。
まず、最初に、住所録に必要な項目を“効率”よく、入力をします。
『練習用住所録』は、いちばん上の『使用データ』タブにあります。
項目の入力
Excelは、”計算をするためのもの”ですから、言語バーは常に「A（半角）」になっています。
今は、日本語入力をしますから、言語バーを「あ」に変更しておきます。
1行目に「№」「氏名」「フリガナ」「〒」「住所」「住所2」と、項目を入力します。
※セルを右移動したいとき、『 Tab キー』を押します。右へ移動できます。
入力規則を使って入力モードをコントロールする
Wordは日本語を入力するためのものですから、いつも言語バーは、「あ（全角）」になっています。 が、
Excelは、計算をするためのものですから、常に「A（半角）」になっています。 この、言語バーの切り替えに注意して入力しなければなりません。
半角全角が入り混じっていると、見た目も悪くなりますね。
例えば、郵便番号が半角文字と全角文字が混在していたら、見た目が悪いだけでなく、
正しく印刷できなくなることもあります。
その都度、言語バーの切り替えをしなくて済むように、強制的に設定してしまおうというわけです。
入力規則の設定
半角・全角文字を統一するために、便利な機能「入力規則」を設定します。
※「№」「フリガナ」「〒」が、“A半角”モードです。
※「氏名」「住所」「住所２」が、“あ全角”モードです。
列を「A半角」に設定する
②「データ」タブの「データの入力規則」をクリック。
列を「あ全角」に設定する
②「データ」タブの「データの入力規則」をクリック。
確認してみましょう
データーを入力する
連続データと氏名を入力する
文字を打たずに自動でフリガナ
”文字を打たずに自動でフリガナ”って、 ？ なんでしょう？
それは、『 PHONETIC(関数）ホネティックかんすう』を使うということです。
文字を打たずに自動でフリガナ
郵便番号機能を活用する。
郵便番号を入力する
郵便番号を入力すると、住所に変換できます。
一瞬で列幅
サイズの違うすべての列幅を、文字がちょうど収まるよう、一瞬で調整してしまいます。
列幅を範囲選択する
住所録のデータ入力は以上です。
これだけでも十分役に立つのですが、
表を『テーブル化』して、さらに体裁よくもっと便利に、手直ししていきます。
表のテーブル化をすることによって、最大限に住所録を活用することができるのです。
お疲れ様でした。